Bentax Whistleblower Ordning – Anonym Rapportering

Bentax

Whistleblower-ordning

Bentax’ whistleblowerordning kan bruges af medarbejdere samt samarbejdspartnere, leverandører og kunder.

For vores medarbejdere er whistleblowerordningen et supplement til den interne dialog og åbenhed og den er primært tiltænkt de situationer, hvor forholdet er af så alvorlig karakter, at det ikke kan håndteres i fordi man ønsker at være helt anonym.

Vores medarbejdere opfordres til at drøfte betænkeligheder med deres leder, leders leder eller HR. Forhold vedrørende egne ansættelsesvilkår, arbejdsmiljø, løn eller utilfredshed med ledelsesmæssige beslutninger skal som hovedregel håndteres i ledelsessystemet.

Denne whistleblowerordning suppleres af Bentax’ Grievance Procedure, som sikrer adgang til at rejse klager og bekymringer for eksterne interessenter, herunder arbejdere i værdikæden og lokalsamfund, i overensstemmelse med internationale standarder.

Text in English Below

English version

Whistleblowerordningen er tiltænkt rapportering af:

Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, bedrageri (f.eks. regnskabsmanipulation, underslæb eller afgivelse af urigtige oplysninger), tyveri, bedrageri og grove overtrædelser af tavshedspligt.
Alvorlige overtrædelser af lovbestemmelser, interne regler og kontrolprocedurer samt manglende efterlevelse af juridiske forpligtelser
Bestikkelse eller korruption.
Handlinger begået af ledelsen og/eller bestyrelsen, som ikke kan indberettes via de lokale kanaler.
Overtrædelse af konkurrencelove (f.eks. prisfastsættelse, udveksling af prisfølsomme oplysninger, hemmelige aftaler med konkurrenter)
Alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed.
Aktiviteter, som på anden vis ved lov, traktat eller aftale udgør en alvorlig, upassende adfærd (f.eks. mobning, diskrimination, sexchikane, brug af børnearbejde, overtrædelse af menneskerettigheder).

Indberetninger kan afgives skriftligt eller mundtligt og kan indsendes på ethvert sprog. Bentax vil om nødvendigt sørge for oversættelse og støtte for at sikre korrekt behandling.

Anonymitet og fortrolighed

Bentax har valgt advokat Erik Møller som den person som varetager virksomhedens whistleblower ordning. Dette for at sikre en helt anonym håndtering af henvendelserne, hvis det ønskes.

Alle indberetninger som gives til Erik Møller, enten via mail eller personlig kontakt vil blive holdt fortroligt og anonymt medmindre du giver samtykke til andet. Du har mulighed for at bestemme, hvor anonym du ønsker at være.

Kontakt

Hvis du ønsker at lave en indberetning, kan du tage telefonisk kontakt til Erik Møller på:

Telefon: +45 23 44 69 64
Mail: 2blower@proton.me

For øget sikkerhed er denne mail end-to-end krypteret. Det betyder at din e-mail bliver krypteret før den sendes til serveren, hvilket bevirker at kun du og modtageren kan dekryptere den.

Al Kommunikation til indberetteren fra Erik Møller sker via samme kanal, som indberetteren selv har benyttet. Indberetteren bør ikke anvende firmamail, men privat mail eller oprette krypteret mail.

Behandling af indberetninger

Indberetter modtager bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for 7 dage.

Erik Møller vurderer indberetterens tilknytning til Bentax og om indberetningen er omfattet af whistleblowerordningen. Hvis dette ikke er tilfældet, orienteres indberetter herom og vejledes om anden relevant fremgangsmåde.

Erik Møller udpeger herefter en relevant primær kontakt i Bentax til behandling af sagen.

Behandlingen skal som udgangspunkt være afsluttet inden for 3 måneder efter modtagelse af indberetningen. Hvis dette ikke er muligt, informeres indberetter om årsagen til forsinkelsen og en forventet tidsramme.

Indberetter har ret til indsigt i de oplysninger, som behandles om vedkommende.

Data vedrørende en indberetning slettes senest 60 dage efter afslutning af sagen, medmindre andet følger af lovgivningen.

Remediation og opfølgning

Hvis en indberetning vedrører faktiske eller potentielle krænkelser af menneskerettigheder eller arbejdsrettigheder, vil Bentax iværksætte relevante afhjælpende tiltag (remediation). Dette kan omfatte standsning af skadelig praksis, genopretning hvor muligt samt forebyggende tiltag for at undgå gentagelser.

Hvor relevant og muligt vil berørte parter blive informeret om udfaldet af sagen og de handlinger, der er iværksat.

Appel

Hvis indberetter ikke er enig i afgørelsen eller behandlingen, kan indberetter skriftligt anmode om en fornyet vurdering af sagen senest 14 dage efter modtagelse af afsluttende svar. Sagen vil da blive vurderet af en anden relevant og uvildig person. Indberetter modtager svar på appel inden for 30 dage.

Data om en indberetning slettes senest 60 dage efter indberetteren har modtaget svar.